Les ingrédients d'une bonne collaboration d'infogérance
N'ayez jamais peur de poser une question, quelle qu'elle soit ! Votre prestataire n'est pas là pour vous juger mais pour vous guider, vous informer et vous aider à être de plus en plus à l'aise avec vos outils.
Sachez que vous pourriez très bien avoir une excellente idée qui nous permette d'apporter des améliorations toujours bienvenues, alors que vous l'auriez jugée non pertinente !
De plus, même si nous avons les compétences techniques pour mettre en place vos outils informatiques, toutes les connaissances et expériences que vous pourrez nous partager concernant votre métier seront très précieuses.
C'est la conjonction de ces deux univers qui entretiendra au fur et à mesure un écosystème de travail cohérent, pratique et performant.
Il n'est pas rare que lors d'une visite de courtoisie, nos clients nous disent "je devais te demander quelque chose l'autre jour et j'ai zappé depuis !" ou bien "je devais te parler de quelque chose, je m'étais dit qu'on allait voir ça à ta prochaine visite et…j'ai oublié !"
Prévoyez simplement de quoi noter chaque idée qui vous vient à l'esprit et vous pourrez toutes les remettre à votre prestataire en un seul bloc, même si elles vous semblent peu importantes. Comme nous le disions dans le point précédent, ce qui vous semble peu important pourrait apporter un éclairage ou une vision très utile !
Si ce dont vous souhaitez faire part nécessite un développement un peu plus travaillé, n'hésitez pas à envoyer un mail ou prendre rendez-vous pour en discuter de vive voix.
Contrairement aux idées qui peuvent être notées et partagées ultérieurement, les anomalies ou soucis avérés doivent être signalés le plus tôt possible, avec le maximum de précision sur le contexte et ce que vous aurez constaté.
Toute anomalie ne sera pas forcément grave ou bloquante, mais le principe d'un suivi préventif est justement de faire en sorte de minimiser le plus possible les différents risques. C'est pourquoi il est nécessaire que vous puissiez faire part à votre prestataire de comportements suspects ou inhabituels dès que possible.
Un grand nombre de clients tente parfois de solutionner certaines anomalies par eux-mêmes afin de ne pas déranger le prestataire trop fréquemment avec des questions ou demandes qui leur semblent minimes. Si la démarche est effectivement très appréciable dans la mesure où elle a pour but de respecter le temps du prestataire, n'hésitez pas à nous demander conseil au moindre doute. En effet, un souci mineur peut prendre un autre ampleur si l'on ne comprend pas pleinement la portée des manipulations que l'on opère.
Si vous en avez la possibilité, les captures d'écran apporteront un support visuel très utile, n'hésitez donc pas à les ajouter à votre message.
La plupart des prestations techniques se font "en arrière-plan", cependant il est primordial de pouvoir se retrouver régulièrement pour discuter des derniers événements, des nouveautés, voire échanger des idées d'amélioration à court, moyen et long-terme de vos process et outils. Ces rendez-vous doivent pouvoir se tenir sans interruption extérieure afin d'en tirer de vrais bénéfices. Il est donc important de ne pas avoir à prendre d'appels ou accueillir des clients afin de pouvoir se focaliser pleinement sur les sujets discutés.
Repousser un trop grand nombre de fois ces rendez-vous peut avoir des conséquences indésirables, bien que non critiques pour la plupart. Cela serait en tous cas contraire au principe d'accompagnement continu.