Pourquoi un suivi informatique est recommandé pour toute taille d'entreprise

1 août 2022 | Infogérance

Faisons ensemble un examen objectif et honnête de situation : Si vous êtes patenté (Auto-Entrepreneur) ou gérant de TPE, quel soin accordez-vous à votre informatique tout au long de l'année ?

Avez-vous votre unique ordinateur, que vous utilisez tant bien que mal au quotidien, sans aucune sauvegarde de données et sans savoir s'il existe des outils qui vous aideraient à travailler plus efficacement ?

Au contraire, investissez-vous déjà dans les services d'un partenaire informatique régulier, qui prend soin autant de vos outils que de vous-même ?

Si vous vous reconnaissez dans la seconde question, félicitations ! Vous avez d'ores et déjà compris que l'informatique est un pilier à ne surtout pas négliger.

Si c'est plutôt la première question qui vous correspond, vous êtes au bon endroit !

Vous ne saviez peut-être pas avant de lire cet article que de tels services existaient pour les patentés et petites entreprises ? Pire, vous pensiez carrément que des services dignes de ce nom étaient réservés aux budgets plus conséquents des grandes entreprises ?

Permettez-nous de vous démontrer pourquoi un accompagnement informatique personnalisé, évolutif et abordable s'adresse aussi à VOUS !

Points-Clés

L'informatique est un point névralgique de toute entreprise aujourd'hui, elle devrait donc être considérée comme tel, à travers un investissement régulier
L'accompagnement informatique ne se limite pas à l'entretien et au suivi du matériel et des systèmes. Nos outils et services sont là pour vous aider à mieux développer votre entreprise
Même les auto-entrepreneurs gagnent à investir dès le départ dans un accompagnement informatique de qualité, qui les aidera à améliorer continuellement leurs process et atteindre leurs objectifs plus sereinement

Sommaire

Parce que petit souci deviendra grand

Même si vous avez récemment fait l'acquisition d'un ordi flambant neuf, vous n'êtes pas exempté des divers soucis et risques inhérents à l'utilisation du numérique.

Pensez-y : lorsque vous rencontrez un souci technique quelconque avec votre ordi, s'il n'est pas immédiatement bloquant, votre premier réflexe est certainement de le mettre de côté en vous disant "je verrai ça plus tard"...et c'est bien normal, puisque ce n'est pas votre métier et que votre temps immédiat doit être consacré à votre propre activité !

Le temps passe, et ce souci "minime" en apparence devient un plus gros problème que vous ne pouvez maintenant plus ignorer. Vous devez alors prendre le temps (souvent au plus mauvais moment) de trouver un intervenant pour vous aider, lui expliquer les circonstances du souci, puis vous ronger les ongles en espérant que vos données survivront…

Voici 2 inconvénients majeurs du dépannage "à la demande"

Vous augmentez grandement les risques de catastrophe (donc de perte d'activité et de revenus) en attendant qu'un incident "bloquant" survienne avant de prendre une décision.

Cela alourdit votre charge mentale, car vous gardez trop longtemps dans un coin de votre tête les questions ou petits soucis que vous voudriez faire traiter "quand vous aurez un moment" ou "quand l'occasion se présentera".

Parce que vous n'avez pas le temps

Que vous soyez patenté, dirigeant de TPE ou de grande entreprise, vous êtes très certainement "au taquet" la plupart du temps. Même si ce n'est pas toujours pour les mêmes raisons, vous jonglez entre les rendez-vous, les appels, les questions des clients et collaborateurs, sans compter d'autres sujets que vous n'auriez pas déjà délégué, comme la paperasse, la compta, le marketing…

Résultat : à moins que vous ne rencontriez un souci technique bloquant, quelle attention accordez-vous aux questions informatiques tout au long de l'année ?...C'est bien ce qui nous semblait :)

Voici quelques exemples des avantages d'investir dans un forfait d'accompagnement informatique régulier et continu selon votre situation actuelle :

Auto-Entrepreneurs ("Patentés")

C'est un contexte que nous connaissons bien car nous avons nous-même travaillé en solo durant de nombreuses années…nous savons donc à quel point cela peut être éreintant sur la durée lorsqu'on ne dispose pas de bons outils et de méthodes solides et simples à utiliser au quotidien.

En plus de votre propre métier, vous gérez également toutes les autres composantes de la vie d'une entreprise :

Prise de rendez-vous

Devis et factures

Commandes

Réponses aux appels et messages

Comptabilité

Communication

Prise de rendez-vous

Devis et factures

Commandes

Réponses aux appels et messages

Comptabilité

Communication

Selon la quantité de demandes en cours, vous vous focalisez certainement sur les travaux clients en priorité. Etant donné que vous travaillez seul, vous ne voyez peut-être pas d'intérêt à noter l'avancée des travaux au fur et à mesure et gardez tout ça en tête, pensant ainsi gagner du temps.

Durant la journée, vous recevez divers appels qui vous coupent régulièrement en plein milieu d'un travail complexe. Vous reprenez votre travail directement après avoir raccroché chaque appel, sans prendre aucune note.

Certains de ces appels étaient des prises de rendez-vous, et la mémoire ayant certaines limites, vous avez fini par oublier…

Même avec toute la bonne volonté du monde, travailler seul est un sacré challenge ! C'est pourquoi nous vous proposons de vous aider à mieux vous organiser et libérer du temps, grâce à de bons outils et un accompagnement tout au long de l'année.

Vous pourriez par exemple

Mettre en place des canaux de communication et de partage de contenu avec vos partenaires réguliers (clients ou fournisseurs) et ne plus utiliser les mails en tant que messagerie instantanée ou envoyer 50 fois par jour des données par WeTransfer

Automatiser les tâches répétitives qui peuvent monopoliser plusieurs heures de votre temps au total chaque semaine et augmenter considérablement votre charge mentale, même si elles prennent quelques secondes ou minutes chacune

Proposer un outil de prise de rendez-vous en ligne, grâce auquel vos prospects et clients pourraient réserver eux-mêmes des créneaux horaires que vous aurez préalablement définis dans votre agenda, sans avoir à vous appeler à chaque fois

Utiliser un outil de suivi des travaux en cours, dans lequel vous pourriez définir des priorités, planifier les diverses tâches, suivre leur pourcentage d'avancement…

Utiliser un outil de suivi de toutes les autres tâches non liées aux travaux clients (afin d'éviter d'utiliser votre agenda comme gestionnaire de tâches, comme c'est parfois le cas)

Tout ceci serait accessible sur votre ordinateur et votre smartphone, et totalement synchronisé !

Avec de bons outils, des méthodes solides et un matériel qui tient la route, vous devriez pouvoir vous sentir mieux et améliorer votre productivité et les résultats de votre entreprise !

Gérants de TPE

Vous avez une petite équipe et votre entreprise tourne bien, mais vous sentez toutefois que vous pourriez aller plus loin en apportant quelques améliorations.

Certaines tâches se répètent, les informations ont souvent du mal à circuler entre les collègues, les ordinateurs rament continuellement depuis plusieurs mois et cela empire au fil du temps.

Voici quelques propositions de solutions

Audit du parc informatique, remise à niveau puis supervision continue des équipements pour toujours connaître leur état de santé et savoir lorsqu'ils auront besoin d'évoluer ou d'être remplacés

Automatiser les tâches répétitives qui peuvent l'être, telles l'envoi de factures, l'enregistrement de certaines pièces jointes, la notification d'avancement ou de fin de travaux, et bien d'autres choses selon votre domaine d'activité

Mettre en place un outil de travail collaboratif dans lequel vous pourrez organiser des équipes et canaux de travail selon vos besoins, et qui rassembleront tout ce qui concerne les sujets ou domaines de votre choix

Concernant le dernier point, imaginez que vous soyez dans une entreprise de BTP. Vous choisissez de créer une équipe nommée "Chantiers".

Dans cette équipe, vous créez ensuite un canal de travail pour chaque chantier sur lequel vous travaillez actuellement.

A l'intérieur de ces canaux, vous pourrez regrouper tout ce qui concerne le chantier en question : fichiers et dossiers, plannings, discussions entre les collègues sur ce sujet, procédures et bases de connaissances. Chaque information pourra être partagée en temps réel à toutes les personnes qui travaillent sur le même chantier que vous, sans que vous n'ayez besoin d'envoyer un message à chacun ou de coller un post-it sur leurs écrans !

Rappelez-vous que ces outils fonctionnent également sur smartphones : vous pourriez donc également accéder à tous ces outils même en étant sur le chantier, et travailler en temps réel avec vos collègues au bureau.

Ces quelques exemples ne sont que la partie immergée de l'iceberg, et nous serions ravis de vous rendre visite pour en discuter plus en détail et vous en faire une démo !

Parce que tout repose sur l'informatique aujourd'hui

Il n'y a pas si longtemps, la majorité des échanges de documents se faisait encore par courrier postal et il fallait des pièces entières pour conserver des années d'archives. On devait se déplacer dans des agences pour les moindres démarches administratives ou visiter parfois plusieurs magasins sans savoir si le produit que l'on cherchait s'y trouvait.

L'informatique a depuis pris le relais et même si la transition n'est pas encore effective à 100%, elle est déjà bien entamée et la digitalisation devient la norme. Les mails, sites de vente en ligne, réseaux sociaux et autres outils pratiques que nous prenons pour acquis aujourd'hui nous facilitent la vie et nous font gagner beaucoup de temps.

A l'échelle de votre entreprise, que ce soit pour la pérennité et l'accessibilité de vos données ou l'amélioration de votre productivité, la technologie peut également vous aider si vous lui accordez un véritable intérêt et un minimum d'investissement.

Ce n'est d'ailleurs plus une option, si l'on considère la galère dans laquelle une entreprise peut se retrouver lorsqu'une panne survient au mauvais moment (y en a-t-il vraiment un bon ?) et qu'aucun plan de reprise totale ou partielle d'activité n'est en place pour en minimiser l'impact.

L'informatique est donc un des murs fondateurs de votre structure. A vous de choisir si vous préférez dépenser uniquement quand "ça casse" ou investir régulièrement dans l'amélioration continue de vos process et le gain de temps et de productivité qui en résulteront.

Alors…êtes-vous prêts à avancer ensemble vers votre réussite ?

Vous vous demandez peut-être si ces services sont vraiment faits pour tout le monde ? Une croyance régulière persiste en effet auprès des TPE et auto-entrepreneurs : seules les grandes entreprises ont droit à des services réguliers, les petites entreprises n'ont accès qu'aux dépannages curatifs à la demande !

Nos modules d'infogérance ont été spécialement étudiés pour convenir à toute structure. Aujourd'hui, même un patenté doit pouvoir investir dès le départ dans les services d'un partenaire informatique qui pourra l'épauler tout au long de l'année, tout en lui apportant la sérénité et la productivité nécessaires au bon développement de son activité, notamment grâce à des outils qui évolueront en même temps que l'entreprise.

J'en suis d'autant plus conscient et convaincu que j'ai moi-même travaillé seul durant de nombreuses années. On est continuellement "au four et au moulin". La majorité du temps est passé dans les opérations quotidiennes, et beaucoup moins dans la gestion de l'entreprise et la réflexion sur ses possibilités d'évolution, et l'on se demande souvent comment récupérer du temps pour tout concilier.

Grâce à notre accompagnement personnalisé régulier et nos outils de gestion de documents et de travail collaboratif en cloud, nous serons en mesure de vous aider à structurer votre activité et mettre en place des outils et procédures qui vous simplifieront le quotidien, à un tarif forfaitaire mensuel le plus abordable possible. Dites enfin bye-bye au dépannage informatique classique !

Votre prestataire est en quelque sorte votre "ange-gardien" technique qui se charge de faire en sorte que vos outils numériques soient un levier de votre développement, et non plus un frein ! Bien sûr, c'est une collaboration, il vous faudra donc "aider votre prestataire à vous aider" en lui apportant toute information utile le plus tôt possible. Nous en parlons justement dans notre article détaillant les ingrédients d'une bonne collaboration d'infogérance.

Haut de la page